Das Phänomen des Datenbergs und das Risiko von Dark Data und ROT-Data
Seit dem Umstieg vom Aktenordner auf digitale Speicherung galt in Unternehmen häufig die Devise, dass einfach alles gespeichert und aufgehoben wird.
Diese Mentalität hält sich seitdem konsequent in den Köpfen und wird im Unternehmen weitervererbt.
Mittlerweile gilt es als Konstante bei Fileserverdaten, dass das Datenvolumen jedes Jahr um ca. 40% wächst. Die Daten in ihren Strukturen existieren dabei meist seit vielen Jahren in unveränderter Form. Wie in jedem Keller muss daher auch auf dem Fileserver mal aufgeräumt werden, wenn man die Übersicht nicht komplett verlieren möchte. Denn neben den Daten, die man wirklich noch produktiv nutzt, wächst vor allem der Teil der Daten ohne jeden produktiven Mehrwert.
Der Datenberg: 2/3 Dark Data,
ein Großteil des Rests ROT Data.
Bis heute gibt es aber nur in den seltensten Fällen echte „Exit“ Strategien für die Daten, also eine klare Regelung, wie Daten das System auch wieder verlassen. Es wurden regelmäßig nur Strategien erarbeitet, wie man mehr und noch mehr in kürzerer Zeit auf die Speichersysteme bekommt. Und so haben sich in den Unternehmen durchschnittlich zwischen 5.000 und 20.000 Dateien pro Kopf zu einem wahren Datenberg angesammelt.
Analysiert man diese unstrukturierten Daten, so macht in der Regel die sog. Dark Data (Daten, deren potentieller Nutzen für das Unternehmen völlig unbekannt ist) zwei Drittel der gesamten Daten aus. Vom verbleibenden Drittel der gekennzeichnten oder qualifizierten Daten sind in etwa die Hälfte als ROT Data zu klassifizieren, Daten also, die „Redundant, Obsolet oder Trivial“ sind.
Wer heute den Fileserver aufräumen will hat zwei Hauptprobleme:
Fehlende Transparenz und unklare Verantwortlichkeiten
Transparenz als Entscheidungsgrundlage schaffen
Das größte Problem an den unstrukturierten Daten auf dem Fileserver sind die fehlenden Informationen. Während sich in einer Datenbank jeder einzelne Datensatz nachverfolgen und auswerten lässt, hält das Filesystem nur sehr wenige hilfreiche Informationen über die dort befindlichen Daten bereit. Im Gegensatz dazu ist das Filesystem besonders leicht zu nutzen und fast „regellos“. Es wird meist nur durch den endlichen Speicherplatz beschränkt. Wie also soll man herausfinden, welche Daten relevant sind?
Verantwortlichkeiten herstellen: Data-Owner einbinden
In den vollen Verzeichnissen weiß in der Regel auch auch kein Mitarbeiter so richtig Bescheid. Hilfreich wäre es, den DataOwner um Unterstützung zu bitten, doch der ist oft nicht bekannt. Was also tun?
Um diese Probleme zu lösen, müssen erstmal einmal Daten für die analytische Betrachtung der aktuellen Situation erhoben und übersichtlich ausgewertet werden. Auf Basis der vielen von uns durchgeführten Projekte wissen wir, welche Parameter relevant sind, um die nachfolgenden Schritte optimal vorzubereiten. Dazu gehören beispielsweise die Bewegungsdaten von Usern, über die sich „tote“ Shares ermitteln und aussortieren lassen. Andere Parameter können genutzt werden, um einen potentiellen Data-Owner für bestimmte Verzeichnisse ausfindig zu machen oder zumindest User zu identifizieren, die diese regelmäßig nutzen.
Relevante Informationen sind die Vorausetzung, um sinnvolle Entscheidungen im Umgang mit Daten zu treffen.
Zusätzlich müssen die Fachabteilungen miteinbezogen werden. Denn oft kranken Projekte daran, dass der Prozess der Abstimmung schlecht läuft. Werden die Fachabteilungen einfach aufgefordert etwas Neues zu entwerfen und alte Strukturen aufzuräumen, kann das eigentlich nur scheitern, solange es für die Fachabteilungen keine vernünftigen Daten gibt, auf deren Basis sie Entscheidungen treffen könnten. Neben der Bereitstellung von Informationen sollte den Fachabteilungen die Arbeit zusätzlich durch eine einfach zu bedienende Oberfläche erleichtert werden, über die sie in ihrem jeweiligen Bereich Änderungen direkt vornehmen können.
Natürlich macht ein einmaliges Aufräumen nur begrenzt Sinn, wenn nicht zugleich die Weichen dafür gestellt werden, dass zukünftig mit den Daten anders verfahren wird. Dazu zählen die Themen:
Einführung von Berechtigungsmanagement
Einführung einer Firmen-Policy bezüglich des geregelten Abfluss der Daten
Einbindung der Data-Owner in den laufenden Prozess der Rechtevergabe
Regelmäßige Rezertifizierung
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